Bewirtungsbeleg – das Wichtigste in Kürze
Ein Bewirtungsbeleg (auch Bewirtungsnachweis oder Eigenbeleg zur Bewirtungsrechnung) dokumentiert, wer aus welchem geschäftlichen Anlass bewirtet wurde. Er ist die Voraussetzung dafür, dass die Kosten überhaupt als Betriebsausgabe anerkannt werden. Wichtig: Bei einer geschäftlich veranlassten Bewirtung sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nur 70 % der angemessenen Aufwendungen abziehbar – die restlichen 30 % sind steuerlich nicht abzugsfähig.
Der 70-%-Abzug gilt nur für die geschäftliche Bewirtung, also von Geschäftspartnern, Kunden oder Interessenten. Bewirten Sie ausschließlich eigene Arbeitnehmer aus rein betrieblichem Anlass (z. B. eine Betriebsfeier), sind die Kosten zu 100 % abziehbar. In beiden Fällen müssen die Aufwendungen angemessen sein (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG); unangemessen hohe Beträge erkennt das Finanzamt nicht an.
Der Nachweis verlangt konkrete Pflichtangaben: Ort, Tag, Teilnehmer (alle Personen namentlich, inklusive Gastgeber), den konkreten Anlass und die Höhe der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). Pauschale Formulierungen wie „Geschäftsessen“ oder „Kundenpflege“ genügen nicht. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte ist zusätzlich die maschinell erstellte und registrierte Rechnung beizufügen; der Eigenbeleg deckt dann nur noch Anlass, Teilnehmer und ein etwaiges Trinkgeld ab (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG).
Seit dem 1.1.2023 muss die Gaststättenrechnung von einem Kassensystem mit technischer Sicherheitseinrichtung stammen (§ 146a AO / KassenSichV). Ab einem Rechnungsbetrag von 250 € brutto muss außerdem der Name des Bewirtenden auf der Rechnung stehen (§ 14 UStG i. V. m. § 33 UStDV). Anders als der ertragsteuerliche 70-%-Abzug bleibt der Vorsteuerabzug grundsätzlich zu 100 % möglich (§ 15 UStG). Erstellen Sie den Beleg zeitnah und unterschreiben Sie ihn als Steuerpflichtiger – nachträglich rekonstruierte Angaben sind angreifbar.