Kassenbuch – das Wichtigste in Kürze
Ein Kassenbuch hält alle Bargeschäfte chronologisch fest und weist zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Kassenbestand aus. Verpflichtend ist es für buchführungspflichtige Kaufleute: Nach § 238 HGB müssen sie Handelsbücher führen, nach § 257 HGB aufbewahren. Ergänzend verlangt § 146 AO die tägliche Kassenführung, die Einzelaufzeichnungspflicht und die Kassensturzfähigkeit – Soll-Bestand laut Buch und Ist-Bestand in der Kasse müssen jederzeit abgleichbar sein.
Wer seinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ermittelt – die meisten Kleingewerbe, Kleinunternehmer und Vereine – ist zu einem formellen Kassenbuch nicht verpflichtet. Trotzdem ist es dringend zu empfehlen: Es schafft Überblick, belegt Bareinnahmen und hält einer Prüfung stand.
Die GoBD fordern Aufzeichnungen, die vollständig, zeitgerecht, geordnet, nachvollziehbar und unveränderbar sind – jeweils mit fortlaufender Belegnummer. Wichtig: Eine reine Excel-Datei ist technisch veränderbar. Als Vorlage ist sie für nicht buchführungspflichtige Betriebe praktikabel; buchführungspflichtige Unternehmen mit bargeldintensivem Geschäft benötigen eine festschreibende, unveränderbare Lösung.
Aufbewahren müssen Sie das Kassenbuch 10 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Für einzelne Buchungsbelege wurde die Frist zum 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz auf 8 Jahre verkürzt. Der laufende Bestand darf nie negativ werden – eine Kasse kann physisch nicht weniger als null Euro enthalten; ein Minus deutet auf einen Fehler oder eine fehlende Einnahme hin.